La Barcelona World Race y la ISO 20121, un ejemplo a seguir

Posted by on feb 17, 2015 in Consultoría, Eventos deportivos sostenibles, Eventos Sostenibles, ISO 20121 | 1 comment

La Barcelona World Race y la ISO 20121, un ejemplo a seguir

La Fundación Navegación Oceánica Barcelona (FNOB) nació con tres objetivos estratégicos: el deporte, la industria y la tecnología y la comunicación. Su finalidad es desarrollar una serie de proyectos destinados a fomentar e impulsar actividades relacionadas con la vela oceánica de alta competición.

El principal y más relevante proyecto llevado a cabo por la FNOB es la Barcelona World Race, la regata de vuelta al mundo a vela, a dos y sin escalas, siendo la última edición la iniciada el pasado 31 de diciembre de 2014.

Durante el verano de ese mismo año, la FNOB se certificó en la UNE-ISO 20121: 2013 el estándar de certificación para la gestión sostenible de eventos, convirtiendo la Barcelona World Race en la primera regata internacional y  el primer evento en España que recibe este reconocimiento.  Este certificado se suma a los certificados en UNE-EN-ISO 9001: 2008; UNE-EN-ISO 14001: 2004 y OHSAS 18001: 2007 lo que convierte a la FNOB en un ejemplo a seguir en cuanto a gestión eficiente y calidad, y a la responsabilidad hacia la sociedad, los trabajadores y el medio ambiente.

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Hemos tenido la oportunidad de poder hablar con Xavier Rabadà, Rosina Motilla, Patricia Giménez y Lucía Cuesta del Área de Sistemas Integrados de Gestión de la FNOB, sobre cómo ha sido el proceso de certificación en ISO 20121.

1. ¿Por qué decidisteis obtener el certificado en ISO 20121?

Cuando estábamos terminando las otras tres implantaciones (ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001) se empezó a hablar de la ISO 20121 y desde Dirección General decidieron que nos certificaríamos tanto por los valores de la fundación (FNOB) como por la facilidad del encaje. Con las otras nos costó mucho el encaje ya que era un evento recurrente que pasa cada 4 años y vemos que era difícil acotarlo. En cambio, la ISO 20121 es mucho más sencilla para un evento recurrente. En cuanto tuvimos el draft de la norma nos pusimos a ello y en 6 meses lo tuvimos listo. Fue fácil porque teníamos el bagaje de las otras implantaciones y tuvimos que adaptarlas todas como un sistema integrado de las cuatro normas, ya que del algún modo es un resumen de todo. Quizás lo más novedoso era la parte social, puesto que todo lo demás quedaba cubierto con la 9001, la 14011 y la 18001. En resumen podemos decir que no nos ha costado porque teníamos las otras implantaciones muy frescas.

2. ¿Es difícil implantar un Sistema de Gestión en Sostenibilidad en el mundo de los eventos deportivos? ¿Cuál fue el paso más complicado?

Para nosotros el paso más complicado fue la identificación de las partes interesadas, ya que al principio crees que es muy sencillo puesto que lo enfocas en los agentes que tienes alrededor. Pero cuando lo empiezas a estudiar más a fondo, te das cuenta de todos los anillos externos que hay, como por ejemplo la Guardia Urbana, los Cuerpos de Seguridad del Estado, los barrios … Es decir, había muchos efectos secundarios del evento que tienen relación con los aspectos sociales que de una manera directa o indirecta la BCN World Race podía influir. Y también es cierto que tuvimos que acotar esto, debido a que el evento es internacional y redujimos el alcance hasta donde nosotros somos capaces de intervenir. Para tratar este tema, una vez identificadas las partes interesadas, se redactó una carta pero la verdad es que no hemos tenido muchas respuestas excepto la de una persona que había estado trabajando en los Juegos Olímpicos de Londres. Estaba involucrado en un evento vinculado a la regata y nos pidió si se podía reunir con nosotros. El resto del proceso fue por interés de la FNOB. Queríamos estrechar lazos con el barrio de la Barceloneta, con los Amigos de las Ramblas, el Ayuntamiento … Dentro de la FNOB hay muchas áreas y cada una de ellas tiene sus partes interesadas. A partir de estas áreas definimos la proyección y tuvimos que acotar el ámbito de actuación. En resumen, nos hemos comunicado con todos los agentes implicados, si alguien nos quería venir a decir algo, era bienvenido, y nosotros hemos sido más proactivos con los agentes de los que nos interesaba recibir apoyo.

Otro tema que requiere esfuerzo es la búsqueda de proveedores sostenibles, porque cada área tiene sus propios proveedores desde hace tiempo y esta certificación implica que toda la cadena de suministro comparta los valores de la sostenibilidad.

Al tener la memoria de sostenibilidad y la ISO 14001 resultó bastante fácil, ya que por ejemplo la 14001 es mucho más exhaustiva que la 20121 en cuanto a aspectos ambientales.

Quisiéramos añadir que el hecho de haber sido los primeros en el país, tiene sus inconvenientes, porque no tienes ninguna referencia, aunque consultamos toda la documentación de Londres y alguna idea sacamos.

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3. ¿Desde vuestro punto de vista, creéis que la norma ISO conlleva un exceso de burocracia? (Creación de procedimientos, registros, etc)?

Depende. Si es un evento bien montado, con un plan director bien hecho, no tiene ningún problema. Si por el contrario, no hay un Plan Director bien definido y es un evento que va un poco “a su aire”, les costará mucho. Nosotros trabajamos con un Plan Director y ves que la implantación encaja por sí sola porqué, en gran parte, este plan ya es de una forma u otra procedimientos o inicios de un procedimiento. Por lo tanto te cuesta poco. Nosotros todas las certificaciones que tenemos están basadas en el plan director del evento. Otra cosa es que la gente se acostumbre a trabajar de esta manera. Para que esto suceda debemos hacer mucha pedagogía desde la aplicación del Plan Director hasta la aplicación del sistema de gestión. Y la manera de hacerla es yendo poco a poco, día a día y aprovechando la auditoría para hacer este cambio en la manera de trabajar. También es cierto que todo acontecimiento tiene una parte de improvisación y que por mucho que programes, durante la fase operativa se presentan imprevistos que te fuerzan a salir adelante a toda costa (independientemente de recortes presupuestarios, de problemas con las infraestructuras o con los recursos) y quizás es la parte más complicada de encajar en un sistema de gestión. Quizás la estructura tan cerrada de la ISO debería cambiar un poco para adaptarse mejor al mundo de los eventos.

La clave para evitar el exceso de burocracia es ajustarla a la forma de trabajar. Es hacer lo mínimo imprescindible pero que sea útil para los que están trabajando y de esta manera te aseguras el éxito.

Cuando ha pasado un tiempo ves que quizás has hecho cosas superfluas pero de eso se trata la mejora continua, de ver los errores y corregirlos y adaptar el sistema de gestión a la realidad de la organización. Hay gente de la FNOB a quienes les ha ido muy bien trabajar con un sistema de gestión porque han mejorado la organización en el trabajo y en eficiencia y así nos lo han comunicado.

4. ¿Podríais contarnos alguna mejora de la Barcelona World Race tras la implantación de la ISO 20121?

Más que luego ha sido durante todo el proyecto de implantación. Hay diferentes acciones previstas como por ejemplo una flota de vehículos eléctricos, se ha cambiado el proveedor de electricidad, nos hemos adherido a la Oficina del Cambio Climático …. También hemos trabajado mucho en el ámbito social, por ejemplo hemos contratado personal del barrio de la Barceloneta y  servicios de cocina justa. Es decir, se ha buscado trabajar con empresas que en sus valores figure la responsabilidad social. También se ha dado continuidad a proyectos que ya estaban funcionando como el reciclaje de velas. Las velas que ya han sido utilizadas se transforman en carpetas, bolsas o porta documentos en el centro de reinserción CIRE. De este modo le damos un valor añadido al reciclaje, ya que no sólo se tiene en cuenta la parte ambiental sino que también se trabaja la parte social. Otro punto a destacar es que se han firmado acuerdos con el CSIC, la UNESCO y universidades que dan a la regata un carácter científico aparte del deportivo. Hay toda una serie de proyectos de estas instituciones que utilizan la regata para obtener datos de salinidad, temperatura, de corrientes marinas, de muestras de micro plásticos, aprovechando que las embarcaciones llegan a puntos del planeta de los que no se dispone de datos de estas características. También hay un programa educativo, en el que están adheridas muchas escuelas no sólo en Cataluña sino también en todo el territorio nacional, con el que promovemos el respeto por los océanos y el litoral entre otros valores y también se intenta llegar a un público más amplio a través del juego virtual THE GAME, que tiene casi 30.000 jugadores y se ha creado con instituciones del territorio para fomentar la economía de proximidad.

Dentro de la filosofía de la FNOB se busca que la regata no sólo sea un deporte sino que aporte valor añadido a la ciencia, a la ciudadanía y a la propia empresa. Y esta es la estela que la Barcelona World Race quiere dejar.

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5. ¿Recomendaríais la certificación en ISO 20121 a otros eventos deportivos?

Depende, otra vez. Creemos que deben ser eventos que tengan un mensaje, es decir, por ejemplo el Mundial de Fútbol, actualmente, no tiene ningún valor añadido que se certifique en 20121. Podría tener un mensaje pero no lo tiene por cómo está montado. Si no se trabaja desde las autoridades deportivas, en este caso la Federación Internacional de Fútbol, o la que sea (el caso del fútbol es un ejemplo), no tiene sentido. Debe haber un mensaje claro de qué se quiere hacer y hasta dónde se quiere llegar. La clave es que la Dirección se crea lo que implica la certificación en ISO 20121, que al fin y al cabo es la gestión del evento. Si los directivos se implican a conciencia, sí lo recomendaríamos.

Otro de los aspectos clave es no querer incluirlo todo desde el principio. Existe la guía, donde puedes encontrar muchas opciones, de las que puedes escoger 3 o 4 para intentar llevarlas a cabo de forma correcta, y a medida que el evento se va repitiendo vas añadiendo nuevas metas a lograr. Para un evento de larga duración y que además se va repitiendo, esta certificación encaja muy bien. Si nos fijamos en los Juegos Olímpicos, que tienen una gran repercusión social en el país donde se celebran, lo que sería lógico es que todas las ediciones se certificaran. Porque de esta manera sea el país que sea el anfitrión, podría aprender de las ediciones anteriores, de Londres … Ojalá las próximas ediciones sigan con el empuje que inició Londres y la certificación sea un requisito para realizar unos Juegos Olímpicos.

La ISO 20121 debe ser un proyecto muy personal, hay que tener claro que se quiere esta certificación y se debe tener coherencia dentro de la propia organización impulsora del evento. Una vez que la Dirección General está convencida y ya la tienes implantada, es una certificación muy fácil de vender y comunicar externamente. No es un tema interno que se queda en casa porque estás trabajando con temas que involucran a toda la sociedad, como pueden ser la economía local o el medio ambiente.

Desde Loom queremos agradecer a la FNOB el tiempo que nos han dedicado y la amabilidad y el trato cercano que hemos recibido. Ha sido todo un placer poder hablar con vosotros!

© FNOB

One Comment

  1. This is a fascinating article and well done to the Barcelona Foundation for Ocean Sailing!

    I particularly like the concluding point about it has to be meaningful – certification to ISO 20121 is not an end in itself; it is a means of helping an organisation deliver greater benefits and efficiencies.

    Therefore an organisation has to be clear why it is going down this route, it has to have full management and internal buy-in, and a credible plan for telling its sustainability story. Exactly right.

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